Definicions bàsiques

Conceptes essencials de la plataforma i terminologia habitual en els manuals, les guies i la pròpia plataforma.

Manuals

Manual d'ús de SEGEX

SERES (Sistema Electrònic de Registre de Gestió d'Expedients) és l'eina que permet la tramitació completa dels expedients administratius i integra la resta d’eines de la plataforma.

Des d'ací podeu descarregar-vos un Manual d'ús de SEGEX.

Manual d'ús de SEFYCU

SEFYCU (Sistema Electrònic de Firma i Custòdia) és l’eina de SEDIPUALB@ que permet la signatura electrònica, biomètrica i amb pseudònim. A més incorpora, una àmplia varietat de sistemes de notificació per a una gestió administrativa completa del document electrònic (notificació manual/electrònica, notificació per SIR, tauler d'anuncis electrònic, etc.). També compleix amb els requisits que estableix l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat (ENI).

Des d'ací podeu descarregar-vos un Manual d'ús de SEFYCU.

Manual d'ús de SERES

SERES (Sistema Electrònic de Registre d’Entrades i Sortides) és l'eina que permet gestionar el registre, tant presencial com electrònic. Aquesta eina només la utilitzarà el personal que exercisca les tasques de registre.

Des d'ací podeu descarregar-vos un Manual d'ús de SERES.

Notificacions

Mitjançant les eines SEFYCU o SEGRA podem generar automàticament notificacions, tant electròniques com en paper, a les persones interessades. A més, el sistema també anomena notificacions a les publicacions en el tauler d'anuncis i a l'enviament de documentació firmada a través del coreu electrònic (per exemple, d'una circular informativa o per a comunicacions entre departaments).

Des d'ací podeu descarregar-vos un Manual de notificacions amb Sedipualb@.

Intruccions d'ús de Sedipualb@ (empleats públics)

Manual que inclou les instruccions bàsiques per començar a utilitzar la plataforma Sedipualb@, per al personal que ha de gestionar expedients.

Des d'ací podeu descarregar-vos les Instruccions d'ús de Sedipualb@ (empleats públics).

Intruccions d'ús de Sedipualb@ (corporació)

Manual que inclou les funcions bàsiques que necessiten els membres de la corporació per a accedir a convocatòries i expedients de sessions d'òrgans col·legiats o firmar documents.

Des d'ací podeu descarregar-vos les Instruccions d'ús de Sedipualb@ (corporació).

Videotutorials

SEGEX: Funcions bàsiques de la gestió d'expedient

Sessió de videoconferència, impartida als treballadors de l'Ajuntament a través de Zoom, on s'expliquen les funcions bàsiques del gestor d'expedients SEGEX: https://www.youtube.com/watch?v=C5duMARWEko&feature=youtu.be

Instruccions d'ús de Sedipualb@ per a la corporació

Sessió de videoconferència, impartida als representants polítics de l'Ajuntament a través de Zoom, https://www.youtube.com/watch?v=9ms3_txt12A&feature=youtu.be

Normes d'utilització de Sedipualb@

Recull de normes i recomanacions a seguir en l'ús de Sedipualb@.

Formació

Cursos

SEGEX bàsic (Aula Virtual): funcions bàsiques de la gestió d'expedients

Descripció

Durant el curs s'exploren les funcions bàsiques de la gestió d’un expedient amb el Sistema Electrònic de Gestió d’Expedients de Sedipualb@ (SEGEX).

Durada

El curs té 5 sessions, a les quals l’alumnat ha de dedicar aproximadament unes 3 hores a cadascuna, durant 5 dies, en total 15 hores.

Metodologia

Es tracta d’un curs d'autoaprenentatge tutoritzat en línia, que s’imparteix a través de la plataforma de docència virtual Moodle.

La tutora proposarà al grup una pràctica diària durant 5 dies seguits. L’alumnat ha de realitzar la pràctica, amb el suport del Manual d’ús de SEGEX.

A continuació, cada alumne/a ha de compartir els dubtes que haja tingut durant la realització de l’activitat en el fòrum. El fòrum està moderat per la tutora, però l’alumnat està convidat participar-hi exposant els dubtes, compartint la seua experiència o contestant a la resta de les persones participants. Participar al fòrum és un requisit del curs.

En ser un curs en línia d’autoaprenentatge, l’alumnat pot seguir el curs durant les hores que més li convinga. Ara bé, per poder organitzar millor la docència, l’hora màxima per participar en el fòrum són les 17.00 h.

Al final del dia, la tutora penjarà un vídeo amb la solució a la pràctica.

Continguts

• Pràctica 1: Accedir a SEGEX. Obrir un expedient d’ofici i obrir un expedient a partir d’una entrada de registre.
• Pràctica 2: Trobar l’expedient creat. Iniciar la tramitació de l’expedient: crear carpetes, incorporar un document a l’expedient i incorporar una entrada de registre.
• Pràctica 3: Incorporar un document que s’haja de firmar a l’expedient (SEFYCU).
• Pràctica 4: Incorporar una resolució administrativa que s’haja de firmar a l’expedient (SEGRA).
• Pràctica 5: Afegir persones interessades a un expedient, encarregar una tasca a un col·laborador i tancar l’expedient.

Requisits per participar en el curs

• Accés a una estació de treball remota; o tindre un ordinador amb navegador d’Internet amb el certificat digital propi (de persona física o d'empleat) instal·lat, targeta de so i l’aplicació Autofirma instal·lada.

• Tindre disponibilitat de seguir el curs diàriament; cal dedicar-hi, aproximadament, 3 hores diàries a la realització de les pràctiques, participació en el fòrum i seguiment del curs.

Nombre d’alumnes per curs

15 persones

Matrícula al curs

Les persones interessades a seguir el curs hauran d’enviar un correu a formacio.aviva@ajuntamentdebenicarlo.org. La matrícula serà per ordre d’arribada del correu.

Si hi haguera més de 15 persones interessades es programarà una altra sessió per a la setmana següent.

Les persones matriculades rebran un correu amb la confirmació de la data en què començarà el curs i les instruccions per entrar a la plataforma Moodle.

SEGEX bàsic (sessió Zoom): funcions bàsiques de la gestió d'expedients

Descripció

Sessió en línia, impartida a través de videoconferència (Zoom), on s’explicaran les funcionalitat bàsiques del gestor d’expedients de Sedipualb@, SEGEX.

Durada

3 hores (9.30 a 12.30 h)

Metodologia

La sessió consistirà en una classe magistral, impartida a través d'una videoconferència (Zoom). La professora enviarà un enllaç per unir-se a la classe a l’alumnat participant i explicarà, a través de pantalla, les funcions bàsiques de SEGEX. Prèviament enviarà també un correu electrònic amb les instruccions per connectar-se i el programa del curs.

L’alumnat veurà i escoltarà la professora a través des dels seus respectius equips i disposarà del Manual d’ús de SEGEX per poder seguir millor la classe. L’alumnat podrà fer preguntes per xat al final de cada bloc de continguts, que la professora respondrà de manera audiovisual.

Posteriorment, l’alumnat tindrà la possibilitat de practicar els continguts explicats en la plataforma en preproducció de Sedipualb@ i de seguir el curs d’autoaprenentatge SEGEX bàsic (5 h), de manera no tutoritzada, des de l’Aula de Formació Virtual de l’Ajuntament.

Necessitats per poder seguir la sessió

• Un equip informàtic amb connexió a Internet i l'aplicació Zoom instal·lada. L’alumnat podrà fer servir els equips del seu lloc de treball. El Servei d’Informàtica donarà suport a la instal·lació del programari.
• No cal disposar de micròfon ni càmera a l’equip informàtic (només cal veure la professora i l'alumnat podrà interactuar-hi a través del xat). És recomanable, però no indispensable, disposar de micròfon i auriculars.

Continguts

• Introducció a la sessió: explicació del desenvolupament de la sessió i solució a possibles problemes de connexió (10 minuts, aprox.)

• Mòdul 1:

• • 1. 1 Accedir a SEGEX. Obrir un expedient d’ofici i obrir un expedient a partir d’una entrada de registre. (10 minuts, aprox.)
    • Torn obert de preguntes (10 minuts, aprox.)

• • 1. 2 Trobar l’expedient creat. Iniciar la tramitació de l’expedient: crear carpetes, incorporar un document a l’expedient i incorporar una entrada de registre. (10 minuts, aprox.)
    • Torn obert de preguntes (10 minuts, aprox.)

• • Temps de descans (5 minuts)

• Mòdul 2:

• • 2. 1 SEFYCU: Incorporar un document que s’haja de firmar a l’expedient (10 minuts, aprox.).
    • Torn obert de preguntes (10 minuts, aprox.)

• • 2.2 SEGRA: Incorporar una resolució administrativa que s’haja de firmar a l’expedient (10 minuts, aprox.).
    • Torn obert de preguntes (10 minuts, aprox.)

• • Temps de descans (5 minuts)

• Modul 3:

• • 3. 1 Afegir persones interessades a un expedient (5 minuts, aprox.)
    • Torn obert de preguntes (5 minuts, aprox.)

• • 3. 2 Encarregar una tasca a un col·laborador (5 minuts, aprox.)
    • Torn obert de preguntes (5 minuts, aprox.)

• • 3. 3 Acceptar una tasca sol·licitada (5 minuts, aprox.)
    • Torn obert de preguntes (5 minuts, aprox.)

• • 3. 4 Tancar l’expedient (2 minuts, aprox.)
    • Torn obert de preguntes sobre la sessió (15 minuts)

• • Temps de descans.

• Curs d’autoaprenentatge en línia «SEGEX bàsic»:
  • Explicació del funcionament de l’Aula de Formació Virtual i continguts del curs d’autoaprenentatge en línia «SEGEX bàsic» (10 minuts)
    • Torn obert de preguntes (5 minuts, aprox.)

Instruccions d'ús de Sedipualb@ (equip de govern)

Descripció

La formació consistirà en una sessió impartida a través de Zoom, per mostrar les principals funcions bàsiques que han de conéixer els membres de l'equip de govern per accedir a convocatòries de sessions i firmar documents.

Per visualitzar correctament la classe, cal connectar-se a la reunió des d’un ordinador (no des del telèfon mòbil). No és imprescindible que l’ordinador dispose de càmera ni de micròfon, ja que les possibles preguntes també es poden fer a través del xat.

La sessió s’enregistrarà i les persones que no puguen assitiar-hi a la sessió de Zoom la podran veure posteriorment. També es facilitarà un document amb tots els continguts de la formació, com a material de consulta.

Data

Dimecres 17 de juny, de 10.00 a 11.15 h*

• Les persones que no puguen assistir-hi disposaran de la sessió enregistrada i material de suport.

Continguts

1. Accés als expedients

1.1 Accés a expedients de sessió d’òrgan col·legiat i comissions informatives.

1.2 Accés a expedients del departament com a responsable polític de servei.

1.3 Accés puntual als expedients.

1.4 Accés a documents de dins dels expedients.

1.3 Buscar expedients.

2. Firma de documents

2.1 Avisos de firma.

2.2 Firma de documents SEFYCU.

2.3 Firma de resolucions administratives SEGRA. El circuit de firma en SEGRA.

Instruccions d'ús de Sedipualb@ (regidors)

Descripció

La formació consistirà en una sessió impartida a través de Zoom, per mostrar les principals funcions bàsiques que han de conéixer els regidors/es per accedir a convocatòries de sessions i els seus expedients.

Per visualitzar correctament la classe, cal connectar-se a la reunió des d’un ordinador (no des del telèfon mòbil). No és imprescindible que l’ordinador dispose de càmera ni de micròfon, ja que les possibles preguntes també es poden fer a través del xat.

La sessió s’enregistrarà i les persones que no puguen assitiar-hi a la sessió de Zoom la podran veure posteriorment. També es facilitarà un document amb tots els continguts de la formació, com a material de consulta.

Data

Dijous 18 de juny, de 10.00 a 10.45 h*

• Les persones que no puguen assistir-hi disposaran de la sessió enregistrada i material de suport.

Continguts

1. Accés als expedients

1.1 Accés a expedients de sessió d’òrgan col·legiat i comissions informatives.

1.2 Accés a expedients del departament com a responsable polític de servei.

1.3 Accés puntual als expedients.

1.4 Accés a documents de dins dels expedients.

1.3 Buscar expedients.

FAQS

Recull de preguntes freqüents sobre les diferents eines de Sedipualb@.

Propostes de millora i suggeriments

En este apartat podeu anotar totes les propostes de millora o suggeriments sobre la plataforma Sedipualb@. L'equip d'implantació de l'administració electrònica els estudiarem i els traslladarem als desenvolupadors del projecte.

Per incorporar els vostres suggeriments només heu de clicar a (modifica), que apareix al costat del títol d'aquest apartat.

Propostes

• Fent el curs del SEGEX, hem trobat interessant l'opció d'incloure comodins de cerca (operadors booleans), tipus l'asterisc, per tal de fer més efectives les recerques al buscador. Gràcies.

• Caldria proposar a Sedipulba que, en la firma electrònica, en el text predeterminat de la firma dels càrrecs, fórmules de llenguatge igualitari. Per exemple, apareix sempre "EL ALCALDE" (siga home o dona qui firme) i hauria d'aparéixer alguna fórmula com "L'ALCALDIA", que aglutinés els dos gèneres.