Sedipualb@: FAQ

Recull de preguntes preguntes freqüents sobre les diferents eines de Sedipualb@.

Com s'inicia un expedient d'ofici?(SEGEX)

Per obrir un expedient nou d'ofici, seleccioneu al menú de la dreta de la pantalla «Nuevo expedient de oficio».

A continuació, apareixerà una pantalla on heu d'introduir totes les dades que descriuen l'expedient.

Quan tingueu totes les dades anteriors introduïdes, cliqueu sobre el botó «Aceptar».

Com s'inicia un expedient des d'una entrada de registre?(SEGEX)

Per obrir un expedient a patir d'una entrada de registre, seleccioneu al menú de la dreta «Entradas de registro». Cal entrar-hi, almenys, una vegada al dia per consultar si hi ha noves entrades, perquè no hi ha cap avís d'entrada de registre.

A continuació, apareixerà una pantalla per introduir les claus de cerca que us ajudaran a trobar document que busqueu.

Les entrades trobades es mostren en la part inferior de la finestra a «LISTA DE ENTRADAS».

Seleccioneu l'entrada corresponent i cliqueu a «Iniciar expediente».

Què és el mode edició d'un expedient i com s'activa? (SEGEX)

El mode edició permet realitzar canvis sobre l'expedient (per exemple, canviar-li el nom, començar a tramitar, etc.). S'activa des d'OPCIONES DEL EXPEDIENTE > Editar expediente.

Com es busca un expedient? (SEGEX)

• Des de l'accés directe de la pantalla d'inici de SEGEX "Acceder a los expedientes".

• Des del buscador d'expedients: (en el menú de la dreta) EXPEDIENTES > Buscar.

Com es demana una tasca a un altre departament (p. e. un informe, que es revise documentació, etc.)? (SEGEX)

Per a demanar que un altre servici (departament) realitze una tasca dins d'un expedient del vostre servici (per exemple, redactar un informe, revisar documentació, emetre un certificat, etc.) heu de donar accés com a "Colaborador" a l'expedient en qüestió. Aquesta acció substituïx els oficis entre departaments.

Passos a seguir:

1. L'expedient ha d'estar en mode edició.
2. Des de l'apartat «PERMISOS DE ACCESO AL EXPEDIENTE», cliqueu al botó «Dar acceso».
3. En la finestra "Permiso de acceso al expediente", empleneu els camps de la següent manera:
   1. Tipo de destinatario: Servicio (recomanable, perquè ho pot llegir tot el servici. Concretament, els departaments d'Intervenció i Obres i Serveis volen que es demanen les tasques al servici) o Usuario (només arriba a l'usuari a qui s'ha demanat).
   2. Nivel de acceso: Colaborador.
   3. Tareas: S’ha de descriure-hi la tasca que ha de fer l’usuari col·laborador en l’expedient. Quan hi haja diferents tasques a realitzar, heu d'escriure-les en una línia cadascuna del camp «Tareas». Per exemple:

      Revisar l’informe

      Emetre un informe complementari

4. Empleneu la resta de camps segons les vostres necessitats.
5. Cliqueu a "Aceptar".

Important! Podeu utilitzar també aquesta opció per a donar compte dels decrets de contractes menors a Contractació i Intervenció.

Com donar compte dels decrets de contractes menors a Contractació i Intervenció?

Per donar compte dels decrets de contractes menors a Contractació i Intervenció utilitzarem l'assignació de permisos a l'expedient.

Passos a seguir:

1. L'expedient ha d'estar en mode edició.
2. Des de l'apartat «PERMISOS DE ACCESO AL EXPEDIENTE», cliqueu al botó «Dar acceso».
3. En la finestra "Permiso de acceso al expediente", empleneu els camps de la següent manera:
   1. Tipo de destinatario: Servicio (recomanable, perquè ho pot llegir tot el servici. Concretament, els departaments d'Intervenció i Obres i Serveis volen que es demanen les tasques al servici) o Usuario (només arriba a l'usuari a qui s'ha demanat).
   2. Nivel de acceso: Colaborador.
   3. Tareas:

      Es dona accés als efectes oportuns.

4. Cliqueu a "Aceptar".

Com ens comuniquem entre departaments? (SEGEX/SEFYCU/SEGRA)

Per a comunicacions formals, que volem que en quede constància a l'expedient, doneu accés a l'expedient com a col·laborador al servici amb qui volem comunicar-vos (vegeu la FAQ).

Per a comunicacions informals d'un document firmat, utilitzeu l'opció de notificació de SEGRA/SEFYCU "Aviso correo e" (pàg. 20-21 del Manual de notificacions amb Sedipualb@).

Important! El sistema no permet notificar a les adreces de departament. Per tant, si escolliu notificar a un servei, es carregaran totes les persones del departament que reben els avisos d'eixe departament. Fins i tot, si poseu el correu de servei com a adreça d'una d'eixes persones, la notificació no li arribarà a tot el departament, sinó que només podrà accedir-hi la persona a qui li hageu posat l'adreça del departament.

Com ens comuniquem entre administracions? (SEGEX/SEFYCU/SEGRA)

Com a norma general, com requerisca l’administració. D’una banda, quan l’Ajuntament és l’interessat (per exemple, per sol·licitar una subvenció), hi ha administracions que disposen de plataformes pròpies amb tràmits específics creats per enviar-los documentació.

D’altra, quan l’Ajuntament atén les sol·licitud d’una altra administració, s’han d’utilitzar els mecanismes de notificació de Sedipualb@ (estan explicats al Manual de notificacions amb Sedipualb@). Potser necessiteu donar d'alta l'altra administració en la base de dades de tercers de Sedipualb@ (vegeu FAQ).

Si teniu dubtes de com vol cada administració que li feu arribar la documentació, poseu-vos en contacte amb l’administració corresponent.

Com es dona d'alta una tercera persona que no existix a la base de dades d'interessats de Sedipualb@? (SEGEX/SEFYCU/SEGRA/SERES)

Si busqueu una persona física o jurídica i no la trobeu a la base de dades d'interessats de Sedipulb@ (per exemple, per a donar-la d'alta com a interessat/da en un expedient o per a notificar-li un decret), heu de demanar al departament de Registre que la done d'alta per correu electrònic: registre@ajuntamentdebenicarlo.org

Consigneu les dades de la nova alta en aquest full de càlcul i adjunteu-lo al correu.

Com es gestiona una sol·licitud presentada digitalment que no ha sigut firmada? (SEGEX/SERES)

Les sol·licitud sense firmar es decretaran als departaments que pertoque i serà cada servei l'encarregat de gestionar-les.

En aquests casos, el servei ha de fer un requeriment d'esmena de firma a la persona interessada i atorgar-li un termini de 10 dies perquè firme la instància telemàticament o presencialment en el Registre de l'Ajuntament, d'acord amb l'article 68.1 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre de 2015. La plataforma Sedipualb@, des de SEGEX, facilita la generació d'aquest requeriment d'esmena a través de «Requerimientos de información» (vegeu Manual d'ús de SEGEX, pàg. 26-27).

Si l'esmentat requeriment s'ha notificat a la persona interessada i ha transcorregut el termini de 10 dies sense que la persona haja firmat la sol·licitud, cal dictar una resolució que declare que se la té per desistida de la seua petició.

Per tramitar un requeriment d'esmena de firma, cal seguir els passos que es detallen en aquest document. Podeu consultar també aquest exemple de requeriment per veure com queda el document.

Es poden desactivar els avisos d'expedient? (SEGEX)

Sí. Si voleu desactivar-los, envieu un correu electrònic a suport.ae@ajuntamentdebenicarlo.org

No confongueu els avisos d'expedient amb els avisis de correu electrònic de SEFYCU i SEGRA (vegeu FAQ)

Important! Abans de desactivar els avisos de correu electrònic, heu de tindre en compte que deixareu de rebre, per exemple, els avisos on us demanen tasques com servici que potser heu d'atendre vosaltres mateixos. Per tant, és important, si sou d'un departament gran, que acordeu quines persones del departament continuaran rebent els avisos perquè puguen distribuir les sol·licituds de col·laboració que van entrant al departament.

Es poden desactivar els avisos de correu electrònic de firma? (SEGRA/SEFYCU)

Sí. Si voleu desactivar-los, envieu un correu electrònic a suport.ae@ajuntamentdebenicarlo.org. Abans de demanar la desactivació és important que tingueu en compte el següent:

Existeixen 2 tipus d'avisos que podem activar o desactivar per separat a cada usuari:

• Els personals.

  Per exemple: Quan una persona té un document pendent de signatura, se li envia un avís personal, és a dir, només a ell o ella;

• Els que són compartits pel servei.

  Per exemple: Quan un SEFYCU/SEGRA ja ha sigut signat o notificat, s'envia un avís compartit del servei, és a dir, s'envia a tots els membres del servei propietari del SEFYCU/SEGRA que, a més, tinguen activada aquesta opció.

Puc notificar un decret a una adreça de correu de departament?

No, el sistema no permet notificar a adreces de servei. Si a l'apartat "Detalle de la notificación", en "AÑADIR DESTINATARIO", seleccioneu tot el servici, es carregaran a la notificació tots els usuaris d'eixe servici que tenen activats els avisos de departament (vegeu FAQ) .

Com es defineix l'estructura administrativa de Sedipualb@?

Sedipualb@ utilitza un model d'estructura organitzativa jeràrquica lògica basada en àrees, serveis i unitats. A esta filosofia s'ha hagut d'adaptar la forma en què s'estructura el nostre ajuntament.

Podeu consultar l'estructura actualitzada a la pròpia plataforma. Si creieu que cal fer algun canvi (per exemple, canviar el responsable de servici o el nom de l’àrea/servici/departament, afegir algun usuari/ària), sol·liciteu-ho per la Plataforma d'Atenció a l'Usuari.

Àrea

Cada Àrea té associat un regidor/a com a responsable polític, que podrà accedir a tots els expedients. També podrà firmar en qualitat de regidor/a en SEFYCU/SEGRA.

Servei

Cada Servei correspon a un departament actual i té associat un/a responsable de servei, que ha de ser sempre un empleat/da públic/a. L'única funció d'aquest rol en la plataforma és, en SEGRA, firmar la proposta de resolució abans que arribe a la firma de l'Alcaldia o Regidoria Delegada. És a dir, és sempre la primera firma del circuit de firma SEGRA.

Ha d'haver-hi també sempre un/a responsable de servei delegat/da, que serà l'encarregat de firmar les propostes de resolució quan el/la responsable estiga absent del lloc de treball (vacances, baixa, etc.).

És important, per tant, que estiguen donats d'alta el/la responsable de servei i el/la responsable de servei delegat perquè, si no, no el departament no podrà enviar a la firma resolucions. Per a activar-los o fer qualsevol canvi, sol·liciteu-ho a l'Equip de Suport per a l'Administració Electrònica.

Unitat

Cada Unitat té associats, d'una banda, usuaris/àries que són els treballadors/es de cada departament. Un usuari/ària pot estar donat d’alta en diverses unitats. En principi, el personal extern (programes temporals d'ocupació, estudiantat en pràctiques, serveis externalitzats etc.) no està donat d’alta en la plataforma.

D'altra banda, també estan donats d'alta a les unitats els regidors/es de cada àrea (vegeu més endavant .

Totes els usuaris/àries donats d’alta en una unitat tenen accés als expedients creats pel servici com a tramitadors, si no es canvien expressament els nivells d’accés a l’expedient (vegeu el Manual d’ús de SEGEX).suport.ae@ajuntamentdebenicarlo.org.

Com puc saber a quins documents d'un expedient té accés el sol·licitant?

El color dels ulls que hi ha davant de cada document t'indica qui pot vore'l:

• en verd: el sol·licitant
• en blau: el sol·licitant i la resta d'interessats a l'expedient que s'incorporen

Des de l'opció DETALLES de cada document ho podeu vore.

Però... hi ha una opció molt interessant que es diu "Simular acceso". Amb ella et pots "fer passar" per l'interessat (per exemple) i podràs comprovar a què té accés i a què no.

Com demano ajuda a l'Equip de Suport de l'Administració Electrònica?

Si després de llegir els manuals i consultar les Preguntes Freqüents, segueixes tenint dubtes pots demanar ajuda a l'Equip de Suport per a l'Administració Electrònica. Només cal que obres una sol·licitud d'assistència a través de la Plataforma d'Assistència a l'Usuari tal i com s'explica ací.