Sedipualb@: Normes d'utilització

Normes de redacció

Consells, recomanacions i normes de redacció dels texts que faran més accessible la informació i facilitaran la seua cerca.

Normes de convivència entre expedients en paper i electrònics

A partir de l'1 de gener de 2021, tots els expedients que encara continuen oberts han de ser digitals. Des de l'1 de juliol de 2020, TOTS els expedients que s'inicien s'han de gestionar amb SEGEX. En canvi, per als expedients oberts abans, teniu tres opcions:

Opció A. Expedient en paper

1. Tots els documents nous de l'expedient seran digitals. Per tant, cal utilitzar SEFYCU/SEGRA per a firmar la documentació. Cal obrir directament les eines des de la Seu Electrònica (Catàleg de tràmits > Serveis relacionats amb empleats) i procedir a la firmar. Compte! Es tracta d'una mesura puntual per als expedients en paper, ja que en els expedients electrònics s'accedirà a la firma des de SEGEX, perquè tots els documents estiguen sempre associats a un expedient.
2. Una vegada firmat el document, descarregueu-lo i imprimiu una còpia en paper, per guardar-la a l'expedient físic.

Opció B. Expedient mixt en paper i digital

1. Incloeu en l'expedient en paper una diligència signada pel responsable del servei o pel secretari (si es considera necessari), on indiqueu que l'expedient passa a tramitar-se en digital, la data en què es fa i totes les dades de l'expedient digital per tal de poder certificar l'equivalència oportuna (vegeu el model a sota).
2. Els nous documents de l'expedient seran digitals.

Model de diligència per passar un expedient en paper a digital

DILIGÈNCIA per fer constar que l’expedient [numero expedient i descripció assumpte] en data d’avui ha passat a ser tramitat electrònicament amb la següent referència documental [Codi d'expedient i descripció]


(firmat electrònicament)

Opció C. Expedient digital

1. Digitalitzeu tots els documents de l'expedient en paper (document a document) i incorporeu-los a l'expedient digital.
2. Remeteu l'expedient en paper a l'Arxiu perquè verifiquen la digitalització dels documents de l'expedient.
3. Els nous documents de l'expedient seran digitals.

Gestió d'Òrgans Col·legiats

Com gestionar les sessions

Sedipualb@ ofereix la possibilitat de convocar i gestionar les convocatòries de comissions informatives de manera eficient. Tot i això, en aquest estadi inicial d'implantació, atés que molts expedients encara estan en format paper, hem establit una manera provisional de convocar les comissions i, més endavant, implantarem la manera definitiva de fer-ho.

Convocatòria i acta de la sessió

Per convocar una Comissió Informativa de Governació, per exemple, heu de seguir els següents passos:

1. Creeu un expedient d'ofici en SEGEX, amb les següents característiques:

DETALLE DEL EXPEDIENTE

• Procedimiento: COMISIONES INFORMATIVAS - SESIONES COMISIONES - 01.02.01.01. SESSIONS
• Descripción: Sessió de la Comissió Informativa de Governació, núm. 6, de 20/08/2020

LISTA DE INTERESADOS

Amb l'expedient en mode edició, heu d'afegir-hi els membres de la comissió informativa (titulars i suplents).

EXPEDIENTES RELACIONADOS

Els expedients electrònics que s'hagen de tractar en la sessió, cal relacionar-los amb el de la convocatòria. Per això, amb l’expedient que s'ha d'incloure en la convocatòria en mode edició, cliqueu a "Relacionar expediente" i seleccioneu l’expedient de la convocatòria. En eixos expedients electrònics relacionats, els membres de la comissió informativa han de tindre accés "Solo lectura" (vegeu Manual d'ús de SEGEX, "Editar els permisos d'accés", pàg. 28).

Aquest expedient es pot clonar per a una pròxima sessió i es reproduirien en l'expedient nou els mateixos interessats (vegeu Manual d'ús de SEGEX, 4.4 Clonar, pàg. 9).

2. Redacteu la convocatòria de comissió amb la plantilla "convocatòria_FD.ott" de l'ajuntament. En l’odre del dia de la convocatòria, cal incloure uns enllaços als diferents expedients a tractar. Per això, amb l’expedient de la convocatòria en mode edició, cliqueu en "Listar enlaces" de l'apartat d’"Expedientes relacionados". Apareix un llistat amb tots els expedients relacionats, aquest cal seleccionar-lo, copiar-lo i pegar-lo en el document que esteu redactant de la convocatòria. El fet d’incloure els enllaços als expedients en la convocatòria, permet als regidors anar directament als expedients des del propi document de la convocatòria. En la convocatòria, indiqueu quins expedients s'han de consultar en paper i quins electrònicament.

3. Afegiu la convocatòria a una carpeta de l'expedient com a "SEFYCU nuevo". En la finestra "Nuevo documento", marqueu tots els membres de la corporació com a "Interesados a notificar".

4. Afegiu l’acta de la sessió anterior a una altra carpeta de l’expedient, per exemple «Acta de la sessió anterior».

5. Firmeu i envieu en SEFYCU:

• FIRMANTES: Afegiu com a firmant el secretari/ària de la Comissió (si sou vosaltres mateixos, seleccioneu Persona > Usuario actual).
• NOTIFICACIONES: Notifiqueu a cada regidor/a la convocatòria del tipus "Notificación electrónica" (vegeu de Manual de notificacions amb Sedipualb@).

Quan es firma el document, les notificacions s'envien automàticament als regidors/es, que poden accedir-hi des de la Seu Electrònica (disposen del manual "Instruccions d'ús de Sedipualb@ per a la corporació", on se'ls explica com fer-ho). Quan accedisquen a la notificació, es crearà automàticament una carpeta a l'expedient de la sessió amb els certificats d'enviament i acceptació de la notificació.

6. Incorporeu l'acta pendent d'aprovar Finalitzada la sessió, incorporeu l'acta en una carpeta, per exemple a l’«Acta de la sessió». La secretaria de l'òrgan incorporarà un SEFYCU nuevo amb l'acta de la reunió i el firmarà la presidència i la secretaria de l'òrgan.

7. Per a una pròxima sessió, podeu clonar l'expedient i es reproduiran al nou expedient l'estructura de carpetes, els interessats (membres de l'òrgan col·legiat) i els permisos de l'expedient inicial.

Llibre d'actes

Els llibres d'actes de les sessions d'òrgans col·legiats estaran en suport digital.

Per cada òrgan col·legiat, cada any s'obrirà un expedient clase registre en Sedipualb@ on es relacionaran totes les actes de les sessions.

Per exemple, el Llibre d'actes de la Comissió Informativa de Governació de l'any 2020 es construeix de la següent forma:

1. Creeu un expedient d'ofici en SEGEX, amb les següents característiques:

   Procedimiento: 12 ACTIVIDAD INFORMATIVA 1201 COMISIONES INFORMATIVAS 240 ACTAS COMISIONES 214456 01.02.01.02. Actes

   Clase: registro

   Descripción: Actes de la Comissió Informativa de Governació any 2020

2. Creeu i incorporeu la diligència obertura del llibre d'actes

   SEFYCU nuevo - Diligència d'obertura del llibre d'actes

   [Per fer: enllaç al model de diligència]

3. Incorporeu cada acta de sessió aprovada durant l'any 2020

   SEFYCU existente - Acta de la Comissió Informativa de Governació núm. 6 de 20/08/2020

4. En incorporar l'última acta aprovada de l'any, tanqueu el llibre

   SEFYCU nuevo amb Diligència tancament de llibre d'actes

   [Per fer: enllaç al model de diligència]

5. Tanqueu l'expedient

Com tramitar expedients de transferència de crèdit

Procediment de fase d'Esborrany

• Validacions:
  • esantamaria: no
  • mvicent: no
  • earin: no
  • anna: sí
  • josep: no

Principis

A l'hora de construir una AE sòlida s'aplicaran els següents principis:

• Els expedients no són de cap departament en concret.
• No poden haver-hi papers solts (i.e. cap SEFYCU sense SEGEX).

Passos a seguir

Un cop determinada la necessitat d'un departament de fer una transferència de crèdit (TC)

1. El departament interessat obrirà un SEGEX (d'acord amb la guia que facilitarà i publicarà Intervenció al wiki)
2. Els procediments a utilitzar poden ser: (Intervenció ha de dir-nos els procediments concrets, no és només un)
3. El departament interessat inclourà una proposta firmada de TC (interessaria que Intervenció facilitara el model al propi wiki)
4. El departament interessat afegirà Intervenció com a tramitador i li encomanarà que execute la TC.
5. Intervenció completarà la tramitació de l'expedient.
6. Intervenció comunicarà la resolució de l'expedient al departament interessat (este punt no el tinc controlat del tot).
7. Intervenció tancarà l'expedient (i comunicarà el tancament de l'expedient).

Com tramitar expedients d'ajudes socials

Versió del document

• 0.3 Esborrany
• En negreta els punts en discussió

Consideracions prèvies

Les ajudes tenen caràcter mensual i es tramiten cada mes.

Unitats que participen en la tramitació

• Serveis Socials
• Intervenció
• Tresoreria

Passos a seguir

1. Serveis Socials:
   1. Obre l'expedient corresponent al mes mitjançant providència de la regidoria CAL?)
      1. Procediment: SUBVENCIONES, BECAS Y AYUDAS A CONCEDER – SUBVENCIONES EN CONCURRENCIA-03.04.01.01 prestación económica individual - PEI
   2. Incorpora a l'expedient totes les sol·licituds dins d'una carpeta individual amb el nom XXXXXXX
      1. (Millora: quan es puguen fer subcarpetes s'inclourà una carpeta de sol·licituds i una subcarpeta per sol·licitant)
   3. Incorpora la proposta tècnica i el dictamen de la comissió.
   4. Demana a Intervenció mitjançant proposta de la regidora (CAL??) que emeta l'informe de fiscalització i la RC posant-lo com a col·laborador de l'expedient.
2. Intervenció:
   1. Emet l'informe de fiscalització que deixa incorporat a l'expedient.
   2. Emet la RC que deixa incorporada a l'expedient.
3. Serveis Socials:
   1. Emet una resolució global (generant un SEGRA) dient que "les ajudes dels expedients referència 1223X, 1224Y, ... s'aproven" sense que se sàpiga pel decret el nom dels beneficiaris. (CAL?)
   2. Emet una resolució per a cada interessat (generant un SEGRA) comunicant únicament les dades rellevants per a cada interessat en concret. La resolució es guardarà dins carpeta de sol·licituds.
   3. Notifica cada resolució.
   4. FINS ARA ES TRASLLADAVA A INTERVENCIÓ ELS DECRETS DE RESOLUCIÓ. NO SABEM QUINS PASSOS FEIA DESPRES INTERVENCIÓ. SEGUIM FENT-LO?
      1. josep: no veig la necessitat
   5. Demana a Tresoreria mitjançant proposta de la regidora (CAL??) que realitze el pagament de les ajudes concedides.
   6. Tresoreria:
      1. Realitza el pagament de les ajudes
      2. Incorpora la relació de pagaments realitzats a l'expedient
   7. Serveis Socials:
      1. Tanca l'expedient

En discussió

• lucia: "Els expedients de RESOLUCIÓ i el de PAGAMENT són dos procediments separats. L'expedient de RESOLUCIÓ finalitzaria amb la notificació del decret als interessats.

Posteriorment s'inicia l'expedient de PAGAMENT. És un procediment intern en el qual intervenen serveis socials, intervenció i tresoreria. En aquest expedient, que també és mensual, es poden aprovar pagos del mateix mes o d'altres aprovats en mesos anteriors."

• • josep: "Per a mi és un mateix procediment amb diversos tràmits, l'últim del qual és el pagament de les ajudes. Hi ha seqüencialitat i unitat d'objectiu"
  • Lucia: que se pronuncie Intervenció perque va ser l'interventor qui va posar en funcionament este procediment. Cal tenir en compte que el pagament no compren només les resolucions d'un mes determinat, sinó que de vegades fa referencia a varios expedients de resolució de mesos diferents.

• lucia: "Respecte a les anotacions en negreta (providència i propostes regidora), per mi, si no és del tot necessari es podrien obviar estos documents.
  • josep: "Totalment d'acord. No sé que en pensaran els juristes però si no fa falta, fa nosa."

• lucia: "Respecte a l'emissió de la resolució global; si es fan les resolucions individuals, igual no seria necessari fer tant de decret."
  • josep: "Totalment d'acord"